Perchè non possiamo essere sicuri che una email arrivi a destinazione?
Il mondo digitale e le email
Nel mondo digitale, l’invio di email è diventato un mezzo comune di comunicazione, sia per scopi personali che professionali. Tuttavia, nonostante la convenienza e la velocità delle email, non possiamo essere sempre certi che un messaggio inviato raggiunga il destinatario desiderato.
I filtri anti spam
I filtri anti-spam, che tutti i provider adottano, cercano di limitare un uso non corretto dell’email da parte di malintenzionati. Questi filtri sono in continuo cambiamento e rendono difficile garantire la consegna delle email.
I filtri anti-spam e l’incertezza della consegna delle email
Nel tentativo di combattere lo spam e proteggere gli utenti da contenuti indesiderati o dannosi, i fornitori di servizi email implementano filtri anti-spam. Questi filtri analizzano il contenuto delle email (o l’origine di questa) in cerca di caratteristiche sospette o indizi di spam e determinano se un messaggio dovrebbe essere consegnato nella casella di posta in arrivo o segnalato come spam. Tuttavia, queste regole e algoritmi dei filtri anti-spam sono soggetti a costanti aggiornamenti e modifiche.
Ciò significa che anche una email legittima può essere erroneamente identificata come spam e finire nella cartella di spam del destinatario o addirittura essere bloccata completamente. Allo stesso tempo, alcuni messaggi di spam possono sfuggire ai filtri e raggiungere la casella di posta in arrivo. Questo continuo adattamento dei filtri anti-spam crea incertezza sulla consegna delle email e rende impossibile garantire che un messaggio raggiunga effettivamente il destinatario.
La soluzione: la Posta Elettronica Certificata (PEC)
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è una forma di comunicazione elettronica che offre una prova legale di invio e ricezione di un messaggio. La PEC utilizza un sistema crittografico avanzato per garantire l’autenticità e l’integrità delle email inviate. Quando si invia una email tramite una PEC, il mittente riceverà una notifica di avvenuta consegna e riceverà una ricevuta di avvenuta lettura quando il destinatario aprirà il messaggio.
Il problema delle segreterie organizzative e degli invii massivi
Sempre più l’email viene utilizzata per scopi organizzativi, per campagne politiche, sociali e iniziative che richiedono un coinvolgimento di molte persone. Proprio in questi casi ci sono i problemi maggiori. Molti filtri bloccano le email che riconoscono come massive o gli indirizzi appartenenti a domini con scarsa “storia” (una casella email creata per un evento non è nota ai server provider che potrebbero quindi identificarla come spam).
La PEC
La PEC è particolarmente utile in ambito legale e commerciale, dove la tracciabilità e la prova di consegna sono fondamentali. Ad esempio, nella corrispondenza legale, è essenziale avere una prova che una comunicazione sia stata consegnata al destinatario. Allo stesso modo, per le aziende che inviano fatture o documenti importanti via email, la PEC garantisce che la comunicazione sia stata ricevuta e letta dal destinatario.
Conclusioni
Nonostante la diffusione delle email come mezzo di comunicazione, non si può essere certi che un messaggio inviato raggiunga il destinatario a causa dei filtri anti-spam in continuo cambiamento. Tuttavia, la Posta Elettronica Certificata (PEC) offre una soluzione affidabile e tracciabile per la consegna delle email, con prove legalmente valide di invio e ricezione. Se la certezza della consegna è fondamentale, soprattutto in contesti legali o commerciali, l’utilizzo di una PEC è l’opzione consigliata per garantire che i messaggi raggiungano i destinatari desiderati.